Tietosuojaseloste asiakasrekisteri yritykset

Arkea-konsernin asiakasrekisteri – yritys- ja yhteisöasiakkaat

1. Rekisterinpitäjä

Arkea-konserni (Arkea Oy 2443151-8, Arkea Kunnossapito Oy 2701289-6, PASSAA Palvelut Oy 2662621-2)
PL 683, 20101 Turku
Muut yhteystiedot: www.arkea.fi, puh., vaihde: 0207 597 577

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Katriina Virtanen
Postiosoite: PL 683, 20101 Turku
Käyntiosoite: Tykistökatu 4A, 20520 Turku
Sähköpostiosoite: katriina.virtanen@arkea.fi, puh., vaihde: 0207 597 577

3. Rekisterin nimi  

Arkea-konsernin asiakasrekisteri – yritys- ja yhteisöasiakkaat

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Arkea-konsernin asiakasrekisteri – yritys- ja yhteisöasiakkaat -rekisterissä ylläpidetään Arkea-konsernin olemassa olevien ja mahdollisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja. Yrityksellä tarkoitetaan tässä myös yhteisöjä.

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa: Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta, asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu, asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut asiakkuuden ja Arkea-konsernin liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakaspalautteen keräämisen ja käsittelyn yhteydessä, markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille siinä määrin kuin se on tarkoituksenmukaista.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman yrityksen antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten tai käsittey on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity tai rekisteröidyn edustama yritys on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman yrityksen pyynnöstä.

5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
-

6. Rekisterin tietosisältö                 

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja rekisteröidyistä: Sukunimi, etunimet, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, titteli tai asema, ip-osoite, käyttäjätunnus, rekisteröidyn edustaman yrityksen nimi ja sen yrityksen yhteys- ja osoitetiedot, postituslistat. Lisäksi rekisteri voi sisältää tietoja palveluiden tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja ja muita asiakassuhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Ensisijaisesti rekisteriin merkittävät ja tallennettavat henkilötiedot perustuvat rekisteröitävän tai rekisteröitävän edustaman yrityksen itse antamiin tietoihin tai Arkea-konsernin sidosryhmien ja ulkopuolisten palveluntuottajien luovuttamiin tietoihin.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Arkea-konsernin omat henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötiedot ovat välttämättömiä liittyen työn suorittamiseen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.

9. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika / ajan määrittämiskriteerit

Rekisteröityjen käyttäjätiliin liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kunnes rekisteröity tai rekisteröidyn edustama yritys pyytää poistamaan käyttäjätilin. Ilman käyttäjätiliä kerätyt henkilötiedot poistetaan kun tietojen edellä mainitut käyttötarkoitukset eivät enää täyty tai kun lainsäädännön kannalta se on aikaisintaan sallittu.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Manuaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään valvonnan alaisena kansiossa tai kortistossa, lukituissa kaapeissa, tilassa johon kulkemista valvotaan.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus-, korjaus- ja poisto-oikeus Arkea-konsernin tietosuojapolitiikan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Vastustamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

13. Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta

Rekisteröidyn tietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksen tekoa tai profilointia.