Arkea-konsernin henkilöstöhallinnon rekisterin tietosuojaseloste

Arkea-konsernin henkilöstöhallinnon rekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Arkea-konserni (Arkea Oy 2443151-8, Arkea Kunnossapito Oy 2701289-6, PASSAA Palvelut Oy 2662621-2)
PL 683, 20101 Turku
Muut yhteystiedot: www.arkea.fi, puh., vaihde: 0207 597 577

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mirva Keto
Postiosoite: PL 683, 20101 Turku
Käyntisoite: Tykistökatu 4A, 20520 Turku
Sähköpostiosoite: mirva.keto@arkea.fi, puh., vaihde: 0207 597 577

3. Rekisterin nimi  

Arkea-konsernin henkilöstöhallinnon rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Arkea-konsernin työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitaminen kuten palkanmaksu sekä yrityksen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen.

Arkea-konsernilla on oikeus käyttää alihankkijoita työsuhdeasioiden hoitamiseen. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi (esim. tietojen säilyttämiseksi kolmannen osapuolen hallinnoimalla palvelimella Arkea-konsernin toimeksiannosta).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Rekisteröity on tai on ollut rekisterinpitäjän alainen.

6. Rekisterin tietosisältö                 

Rekisteri koostuu useasta eri järjestelmästä kuten henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmästä sekä kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmistä.

Rekisteröidyistä kerätään perustiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, käyttäjätunnukset), päätelaitteiden tunnisteet ja tunnisteisiin liitettävät tiedot kuten päätelaitteen malli ja yksilöllinen laite- tunniste tai päätelaitteen käyttöjärjestelmä, työsuhdetta koskevat tiedot, palkanlaskentatiedot, työaikakirjanpitoon, vuosilomakirjanpitoon ja poissaoloihin liittyvät tiedot, kehityskeskustelutiedot sekä tiedot työ- ja koulutushistoriasta ja erityispätevyyksistä. Rekisteröidyistä kerätään myös valokuvia henkilökortteja varten sekä yrityksen järjestämistä tilaisuuksista.

Käytössä olevia järjestelmiä ovat Personec, SAP HR, Titania, Tippi, Lixani, Flexim, Esmikko, Webropol, Westerback-tilausportaali, MobileIron, AD-verkko, intranet ja sähköpostipalvelin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Ensisijainen tietolähde on asianomainen työntekijä tai työnhakija. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.

Henkilötietojen antaminen on työsopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus työntekijälle.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Arkea-konsernin palkanlaskenta on ulkoistettu Kunnan Taitoa Oy:lle, jolle luovutetaan henkilötietoja. Tuntipalkkaisten työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan Kuntec Oy:n omistamaan Tippi-työaikakirjausjärjestelmään.

Tietoja luovutetaan lisäksi veroviranomaisille verotuksen toimeenpanoa varten, eläke- ja muille vakuutusyhtiöille työnantajan ottamien vakuutusten ylläpitämiseksi sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille näiden lakisääteisten tehtävien toimeenpanoa varten. Palkkatietoja luovutetaan myös tilastotarkoituksiin ilman henkilötunnisteita. Tietoja luovutetaan konekielisesti ja lomakkeiden avulla. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.

9. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika / ajan määrittämiskriteerit

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön sekä siihen perustuvan organisaation ohjeistuksen ja arkistointiaikojen perusteella.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikki työsuhderekisterin tietoja käyttävät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä.

Manuaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään valvonnan alaisena kansiossa tai kortistossa, lukituissa kaapeissa, johon kulkemista valvotaan.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus: Arkea-konsernin tietosuojapolitiikan mukaisesti.

Oikeus tiedon korjaamisesta: Arkea-konsernin tietosuojapolitiikan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Vastustamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Työntekijällä on lisäksi oikeus tarkastaa ja korjata omat perustietonsa SAP HR -järjestelmän kautta.

13. Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta

Rekisteri ei sisällä automaattista päätöksentekoa. Työntekijän sairauspoissaolotietojen perusteella tarjotaan työntekijälle varhaista tukea työkyvyn edistämiseksi ja työkyvyttömyyden ehkäisemiseksi.