Arkea-konsernin raportointiportaalin rekisterin tietosuojaseloste

Arkea-konsernin raportointiportaalin rekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Arkea-konserni (Arkea Oy 2443151-8, Arkea Kunnossapito Oy 2701289-6, PASSAA Palvelut Oy 2662621-2)
PL 683, 20101 Turku
Muut yhteystiedot: www.arkea.fi, puh., vaihde: 0207 597 577

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Riikka Samuli
Postiosoite: PL 683, 20101 Turku
Käyntisoite: Tykistökatu 4A, 20520 Turku
Muut yhteystiedot: riikka.samuli@arkea.fi, puh., vaihde: 0207 597 577

3. Rekisterin nimi  

Arkea-konsernin raportointiportaali

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Arkea-konsernin liiketoiminnan järjestämisen, johtamisen ja toiminnanohjauksen tietotarpeet, sopimusohjauksen tietotarpeet, prosessien kehittäminen ja laadun tarkastelu. Tietovarastosta koostettuna raportteja käytetään johtamisen, toiminnanohjauksen, henkilöstön kehittämisen tueksi. Arkea-konsernilla on oikeus käyttää alihankkijoita raportointiportaalin toteutuksessa. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi (esim. tietojen säilyttämiseksi kolmannen osapuolen hallinnoimalla palvelimella Arkea-konsernin toimeksiannosta).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus (asiakas- tai toimittajatiedot) tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (työntekijätiedot).

5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Rekisteröity on tai on ollut rekisterinpitäjän alainen.

6. Rekisterin tietosisältö                 

Rekisterin pohjautuu tietovarastojärjestelmäratkaisuun, johon haetaan tietoa useasta tietolähteestä.
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: laskutusasiakkaan nimi, toimittajan nimi, työntekijän perustiedot (nimi, SAP HR henkilönumero, syntymävuosi), työntekijän palvelussuhteen tiedot, työtekijät pätevyystiedot, työntekijän poissaolotiedot, työntekijän tapaturmatiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Taloushallinnon järjestelmä SAP, henkilöstöhallinnon järjestelmä Personec, henkilöstöhallinnon järjestelmä SAP HR, tapaturmatilasto excel-tiedosto.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään vain Arkea-konsernin henkilöiden toimesta.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.

9. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle

10. Henkilötietojen säilyttämisaika / ajan määrittämiskriteerit

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön sekä siihen perustuvan organisaation ohjeistuksen ja arkistointiaikojen perusteella.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikki rekisterin tietoja käyttävät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus-, korjaus- ja poisto-oikeus Arkea-konsernin tietosuojapolitiikan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Vastustamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

13. Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta

Rekisteri ei sisällä automaattista päätöksentekoa. Työntekijän sairauspoissaolotietojen perusteella tarjotaan työntekijälle varhaista tukea työkyvyn edistämiseksi ja työkyvyttömyyden ehkäisemiseksi.