Arkea-konsernin rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

Arkea-konsernin rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Arkea-konserni (Arkea Oy 2443151-8, Arkea Kunnossapito Oy 2701289-6, PASSAA Palvelut Oy 2662621-2)
PL 683, 20101 Turku
Muut yhteystiedot: www.arkea.fi, puh, vaihde: 0207 597 577

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Henkilöstöjohtaja Nina Marttila
Postiosoite: PL 683, 20101 Turku
Käyntisoite: Tykistökatu 4A, 20520 Turku
Sähköpostiosoite: nina.marttila@arkea.fi, puh., vaihde: 0207 597 577

3. Rekisterin nimi  

Arkea-konsernin rekrytointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Rekrytointirekisteri on perustettu työntekijöiden rekrytointia varten Arkea-konsernille. Arkea-konsernilla on oikeus käyttää alihankkijoita rekrytointiprosessin hoitamiseen. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi (esim. tietojen säilyttämiseksi kolmannen osapuolen hallinnoimalla palvelimella Arkea-konsernin toimeksiannosta).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu säilyttää hakemustietoja kaksi vuotta hakemuksen päättymisen jälkeen mm. oikaisuvaatimusten käsittelyyn.

6. Rekisterin tietosisältö                 

Työnhakijoista kerätään nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite), työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten työkokemus, koulutustiedot, osaaminen ja luottamustoimet, haastatteluun sekä testeihin liittyvät tiedot ja mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot. Työntekijöiden rekrytoinnissa käytetään Kuntarekry-järjestelmää ja sähköpostipalvelinta.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
Henkilötietojen antaminen on työsopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus työnhakijalle.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Arkea-konsernin omat henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötiedot ovat välttämättömiä liittyen työn suorittamiseen. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Arkea-konsernin lukuun salassapitovelvollisuuden ja sopimuksen tietosuojavelvoitteiden mukaisesti. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.

9. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika / ajan määrittämiskriteerit

Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään rekisterissä 2 vuotta työhakemuksen jättämisestä rekisteröidyn suostumuksella.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikki työnhakijarekisterin tietoja käyttävät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä.

Manuaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään valvonnan alaisena kansiossa tai kortistossa, lukituissa kaapeissa, johon kulkemista valvotaan.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus: Arkea-konsernin tietosuojapolitiikan mukaisesti.
Oikeus tiedon korjaamisesta: Arkea-konsernin tietosuojapolitiikan mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin ta-hansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Vastustamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

13. Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta

Rekisteri ei sisällä automaattista päätöksentekoa. Rekrytointiprosessissa arvioidaan työnhakijan henkilökohtaisia ominaisuuksia, joten se sisältää profilointia.