Raportointiportaalin rekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Arkea Oy 2443151-8
PL 683, 20101 Turku
Muut yhteystiedot: www.arkea.fi, puh., vaihde: 0207 597 577

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Pirjo Kankaanranta
Postiosoite: PL 683, 20101 Turku
Käyntisoite: Tykistökatu 4A, 20520 Turku
Muut yhteystiedot: pirjo.kankaanranta@arkea.fi, puh., vaihde: 0207 597 577

3. Rekisterin nimi  

Arkea Oy:n raportointiportaali

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Arkea Oy:n liiketoiminnan järjestämisen, johtamisen ja toi-minnanohjauksen tietotarpeet, sopimusohjauksen tietotarpeet, prosessien kehittäminen ja laadun tarkastelu. Tietovarastosta koostettuna raportteja käytetään johtamisen, toiminnanohjauksen, henkilöstön kehittämisen tueksi. Arkea Oy:lla on oikeus käyttää alihankkijoita raportointiportaalin toteutuksessa. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi (esim. tietojen säilyttämiseksi kolmannen osapuolen hallinnoimalla pal-velimella Arkea Oy:n  toimeksiannosta).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus (asiakas- tai toimittajatiedot) tai rekiste-rinpitäjän oikeutettu etu (työntekijätiedot).

5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Rekisteröity on tai on ollut rekisterinpitäjän alainen.

6. Rekisterin tietosisältö                 

Rekisterin pohjautuu tietovarastojärjestelmäratkaisuun, johon haetaan tietoa useasta tietolähtees-tä.
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: laskutusasiakkaan nimi, toimittajan nimi, työntekijän perus-tiedot (nimi, henkilönumero, syntymävuosi), työntekijän palvelussuhteen tiedot, työtekijät päte-vyystiedot, työntekijän poissaolotiedot, työntekijän tapaturmatiedot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Taloushallinnon järjestelmä SAP, henkilöstöhallinnon järjestelmä Personec (3/2020 saakka), henki-löstöhallinnon järjestelmä SAP HR (3/2020 saakka), tapaturmatilasto excel-tiedosto.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään vain Arkea Oy:n henkilöiden toimesta.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoit-tamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.

9. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle

10. Henkilötietojen säilyttämisaika / ajan määrittämiskriteerit

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön sekä siihen perustu-van organisaation ohjeistuksen ja arkistointiaikojen perusteella.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikki rekisterin tietoja käyttävät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuk-sen ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeus-kirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suo-jatuissa ja valvotuissa tiloissa.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus-, korjaus- ja poisto-oikeus Arkea Oy:n tietosuojan periaatteiden ja käytänteiden mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perus-teella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Vastustamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

13. Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta

Rekisteri ei sisällä automaattista päätöksentekoa. Työntekijän sairauspoissaolotietojen perusteella tarjotaan työntekijälle varhaista tukea työkyvyn edistämiseksi ja työkyvyttömyyden ehkäisemiseksi.